27 октября в Управлении Судебного департамента в Амурской области состоялся семинар-совещание, посвященный актуальным вопросам "Кадрового делопроизводства" в районных, городских и гарнизонных военных судах. Мероприятие прошло в формате видеоконференц-связи. 

Открыла семинар-совещание Строганова Т.А. – начальник Управления Судебного департамента в Амурской области, в своем вступительном слове она подчеркнула значимость кадрового делопроизводства для эффективной работы судебной системы: - «Кадровое делопроизводство в судах требует особого внимания и тщательного подхода, так как от качества ведения документации зависит не только эффективность работы судебной системы, но и соблюдение прав граждан», отметила Татьяна Алексеевна.

В работе семинара-совещания также принял участие В.Н. Буренко, начальник отдела государственной службы, кадров Амурского областного суда.

Е.Г. Ефименко - начальник отдела государственной службы, кадров и противодействия коррупции Управления – представила повестку семинара, обозначив ключевые темы для обсуждения.

Бессарабова С.А. - заместитель начальника отдела государственной службы, кадров и противодействия коррупции Управления рассказала об организации организационно-штатной работы в районных, городских, гарнизонных военных судах.

Особое внимание Светлана Александровна обратила на даты при внесении изменений в штатное расписание. Перечень изменений утверждается приказом суда, соответственно датой начала события указанного в перечне изменений будет дата приказа. Если изменения вносятся не на текучую дату в приказе обязательно необходимо указывать дату введения и утверждения перечня изменений, кроме того в преамбуле приказа об утверждении штатного расписания и перечня изменений не нужно указывать всю нормативную базу, действующую на сегодняшний день.

Удотова А.М. - консультант отдела государственной гражданской службы, кадров и противодействия коррупции проинформировала о ведении личных дел работников судов, а также о процессе оформления служебных удостоверений и награждений.

Личные дела государственных гражданских служащих: Основы и порядок ведения

Документом регламентирующим вопросы персонализации кадрового учета гражданских служащих, является Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Именно этот нормативный акт определяет порядок ведения личного дела каждого государственного гражданского служащего.

ВАЖНО: Каждый гражданский служащий имеет право и обязан знакомиться с документами своего личного дела не реже одного раза в год. Данное ознакомление обязательно подтверждается Листом ознакомления с документами личного дела, который вкладывается в личное дело.

Процесс формирования личного дела имеет свои особенности. При достижении объема в 250 листов в первом томе личного дела оформляется лист-заверитель. Этот лист служит для отражения специфических особенностей формирования данного тома. После этого документы продолжают формироваться уже во втором томе личного дела.

Награждения: Требования и порядок оформления

При рассмотрении кандидатур на награждение, ключевыми критериями являются качественная работа и необходимый стаж. При оформлении представления к награждению крайне важно обеспечить наличие подписей всех сторон и не забывать проставлять печать суда.

ВАЖНО: Представление к награждению оформляется строго на бумаге формата А3.

Служебные удостоверения: Порядок выдачи и учета

Порядок выдачи служебного удостоверения определяется государственным органом, который непосредственно выдает данное удостоверение. Важно отметить, что единого универсального порядка для всех не существует.

В нашем случае, для аппаратов районных, городских, гарнизонных военных судов Амурской области действует Инструкция о порядке оформления, учета и выдачи служебных удостоверений государственным гражданским служащим, утвержденная Управлением 06.04.2018 № 26.

В рамках данной Инструкции в обязательном порядке ведется книга учета и выдачи служебных удостоверений гражданским служащим аппарата суда.

Билько К.М. - консультант отдела государственной гражданской службы, кадров и противодействия коррупции рассказала о ведении и хранении трудовых книжек, формировании кадрового резерва и организации конкурсов для целевого обучения, оформление служебных командировок.

 Трудовые книжки: ведение и хранение

Особое внимание было уделено правилам ведения и хранения трудовых книжек. В своей работе специалисты руководствуются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 г. N 320н, а также положениями Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ.

Важно отметить, что для лиц, впервые поступающих на работу, ведется исключительно электронная трудовая книжка. Оформление бумажных трудовых книжек для таких сотрудников не требуется, что следует из положений части 1 статьи 66.1, части 4 статьи 65 ТК РФ и части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ.

Формирование кадрового резерва и организация конкурсов

В сфере формирования кадрового резерва и организации конкурсов для целевого обучения, Билько К.М. подчеркнула важность соблюдения установленных процедур.

Конкурс на замещение вакантных должностей государственных гражданских служащих в судах проводится в строгом соответствии с Положением о работе конкурсной комиссии и о кадровом резерве. Эти документы четко определяют порядок и условия проведения конкурса. Для эффективной работы формируется конкурсная комиссия, утверждаемая приказом и функционирующая на постоянной основе. Сам конкурс проходит в два этапа.

Оформление служебных командировок

Также были затронуты вопросы организации оформления служебных командировок, что является неотъемлемой частью кадровой работы и требует внимательного подхода к соблюдению нормативных требований.

Романова Н.А. - ведущий специалист отдела государственной службы, кадров и противодействия коррупции Управления в ходе своего выступления озвучила распространенные ошибки, допускаемых при направлении приказов о приеме и увольнении сотрудников.

График отпусков: не забываем о рабочем годе!

Особое внимание было уделено правилам составления графика отпусков. Важным условием, которое необходимо соблюдать, является то, что отпуск не должен начинаться ранее, чем рабочий год, за который он предоставляется. Напомним, что рабочий год составляет 12 полных месяцев и, в отличие от календарного года, исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу. Это означает, что при планировании отпусков необходимо учитывать индивидуальные даты начала трудовой деятельности каждого сотрудника.

Своевременное предоставление сведений по форме ЕФС-1: Романова Н.А. также напомнила о строгом требовании к своевременному направлению сведений о трудовой деятельности застрахованных лиц по форме ЕФС-1. Принятые и уволенные государственные гражданские служащие и работники младшего обслуживающего персонала – это категории сотрудников, по которым информация должна быть передана в отдел государственной службы, кадров и противодействия коррупции Управления в обязательном порядке не позднее даты изготовления приказа.

Фоменко С.С. - ведущий специалист отдела государственной службы, кадров и противодействия коррупции Управления акцентировала внимание на основных ошибках при формировании (составлении) отчета по почтовым услугам, а также срокам предоставления отчета.